Job DescriptionJob Description
GENERAL JOB INFORMATION
JOB TITLE: Technical Services Coordinator
DEPARTMENT: Technical Services
IMMEDIATE SUPERVISOR: Technical Services Manager
CLASSIFICATION: Non-Exempt
POSITION SUMMARY
Coordinate all service requests generated through phone calls or emails, following established processes, maximizing departmental resources, and ensuring a high level of customer service satisfaction.
ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Respond daily to customer communications, such as phone calls, text messages, and emails requesting service for biomedical equipment, refrigeration, or patient care.Coordinate daily services for biomedical equipment, refrigeration, or patient care, considering aspects such as contracts, distances, training, and technical availability.Contact customers as needed after service requests to obtain complete information about the equipment issue.Enter service call information into Salesforce to assign the case to the available Service Technician.Coordinate preventive maintenance (PM) with customers daily and schedule in Salesforce.Monitor equipment reports to prepare quotes for parts, services, and maintenance outside of contracts for the following month.Prepare parts orders, request authorization from the Technical Services Manager or Service Technicians Supervisor, and send them to the Purchasing Department via the internal Outlook group for processing. Follow up on purchase orders until fully received.Prepare invoices for services, workshop jobs, refrigeration, and/or patient care, and send them to customers via email or physical document as appropriate. Keep the Credit and Accounts Receivable unit in Finance informed.Coordinate Service Technicians’ availability and dates with the corresponding employee in the Project Management Department for new installations.Coordinate equipment pickup, relocation, or moves.Request service quotes from external suppliers as needed.Prepare parts orders as requested by Service Technicians using the “Parts Requisition” form.Ensure all customer interactions are professional, courteous, and helpful at all times.Consistently meet quality, time, response, and execution standards established by the department.Perform administrative tasks for the department, including but not limited to answering and making phone calls, taking and referring messages, making copies, scanning and filing documents, distributing and managing correspondence, among others.Actively contribute to maintaining the company’s mission and achieving its vision; exemplify through performance and conduct the philosophy of efficiency culture, Bionuclear values, and principles of top-quality internal and external customer service.Fully comply with departmental and company policies and procedures as published or as may be enacted in the future, including but not limited to the Employee Handbook.
INCIDENTAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES
In coordination with the Inventory Coordinator, complete a requisition indicating the parts and tools needed for service. Dispatch them if necessary.Identify misplaced equipment, parts, and documents and follow up with the appropriate personnel to keep the Technical Services area organized.Assist at the main reception to support the Administration Department during the Receptionist’s meal breaks or as needed.In coordination with the Inventory Coordinator, participate in parts counting as needed and enter monthly warehouse inventory count results (008) into the GP system.Coordinate and/or attend meetings, training sessions, professional development activities, conventions, and workshops as required.In coordination with the Inventory Coordinator, request part numbers, prices, and availability from suppliers to prepare parts quotes.In coordination with the Inventory Coordinator, create new part information in Acumatica when required by Service Technicians before preparing a parts order.Coordinate equipment installation and removal tasks inside and outside company facilities in coordination with other departments as delegated.Collaborate with the Inventory Coordinator by providing Service Technicians’ availability for scheduling maintenance of the Technical Services Department’s corporate vehicle fleet.Assist in creating and invoicing contracts.Seek continuous improvement in daily tasks and delegated projects in accordance with the principles of the “Lean” work model.Perform other tasks as necessary.
ACADEMIC PREPARATION
High school graduate and two years of college or a technical course.
PROFESSIONAL EXPERIENCE
Minimum of one year of experience providing customer service.
JOB COMPETENCIES
Knowledge, Skills, Abilities, and Aptitudes Required to Perform the Job:
Strong proficiency in:
Microsoft Windows applications: Word, Excel, PowerPoint, OutlookExcellent verbal and written communication skills in English and SpanishAbility to interact with individuals at all organizational levelsAbility to identify and set prioritiesAbility to detect errors or omissionsAbility to perform effective and precise coordination, ensuring timely synchronization in dynamic and challenging environments, considering and integrating diverse elements and factorsExcellent customer service skills and professional demeanorAbility to work as part of a teamAbility to work under pressureAvailability to work irregular hours and overtimeAbility to handle multiple tasks simultaneously and achieve expected resultsAbility to meet tasks and goals with minimal supervisionGood emotional management and excellent interpersonal relationships
DISCLAIMER CLAUSE
The information contained herein summarizes the general nature of the competencies and the degree of complexity of the functions established for personnel performing this position. Its content should not be interpreted as an exhaustive inventory of all functions, tasks, and responsibilities of the position. Other tasks may be added or existing ones modified as stipulated by the company.
We are an Equal Employment Opportunity Employer and take Affirmative Action to recruit Protected Veterans and Individuals with Disabilities.
Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, pregnancy, sexual orientation, gender identity, national origin, age, protected veteran status, or disability status.
EEO/Affirmative Action for Veterans/Workers with Disabilities
Post: 12/5/2025 / Expired 12/31/2025
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DATOS GENERALES DEL PUESTO
Título del puesto: Coordinador(a) de Servicios Técnicos
Departamento: Servicios Técnicos
Supervisor inmediato: Gerente de Servicios Técnicos
Clasificación: No-exento
NATURALEZA DEL PUESTO
Coordinar todas las solicitudes de servicios que se generen a través de llamadas telefónicas o correos electrónicos, siguiendo los procesos establecidos, maximizando los recursos del Departamento y garantizando un alto nivel de satisfacción en el servicio al cliente.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTOAtender diariamente las comunicaciones de los clientes (llamadas telefónicas, mensajes de texto y correos electrónicos) que solicitan servicio para equipos biomédicos, refrigeración o cuidado al paciente.Coordinar diariamente cada servicio tomando en cuenta contratos, distancias, entrenamientos y disponibilidad técnica.Contactar al cliente según sea necesario tras la requisición de servicios para obtener información completa sobre el problema del equipo.Registrar en Salesforce la información sobre las llamadas de servicio para asignar el caso al Técnico disponible.Coordinar diariamente los mantenimientos preventivos (PM) con los clientes y agendar en Salesforce.Monitorear el reporte de equipos para preparar cotizaciones de piezas, servicios y mantenimientos fuera de contrato correspondientes al mes subsiguiente.Preparar órdenes de piezas, solicitar autorización al Gerente o Supervisor de Técnicos y enviarlas al departamento de Compras mediante el grupo interno en Outlook. Dar seguimiento hasta recibir la orden completa.Preparar facturas de servicios, trabajos en taller, refrigeración y/o cuidado al paciente, enviarlas a los clientes por correo electrónico o físico, y mantener informado al personal de Crédito y Cuentas por Cobrar.Coordinar disponibilidad de Técnicos y fechas con el departamento de Gerencia de Proyectos para nuevas instalaciones.Coordinar recogido, movimientos o mudanzas de equipos.Solicitar cotizaciones de servicios a suplidores externos según sea necesario.Preparar órdenes de piezas solicitadas por los Técnicos mediante la hoja “Requisición de Piezas”.Asegurar interacciones profesionales, amables y serviciales con el cliente en todo momento.Cumplir con los parámetros de calidad, tiempo, respuesta y ejecución establecidos.Realizar trabajo administrativo del departamento (llamadas, mensajes, copias, digitalización, archivo, correspondencia, entre otros).Aportar activamente al mantenimiento de la misión y visión de la compañía, ejemplificando la cultura de eficiencia, valores y principios de servicio al cliente interno y externo.Cumplir con políticas y procedimientos del departamento y la empresa, incluyendo el Manual del Empleado.DEBERES Y RESPONSABILIDADES INCIDENTALES DEL PUESTOCompletar requisiciones de piezas y herramientas en coordinación con el Coordinador de Inventario.Identificar equipos, piezas y documentos fuera de lugar y dar seguimiento para mantener el área ordenada.Brindar apoyo en la recepción principal durante descansos del Recepcionista o según necesidad.Participar en conteos de piezas y registrar resultados en el sistema GP.Coordinar y/o asistir a reuniones, capacitaciones, convenciones y adiestramientos según requerido.Solicitar a suplidores información de piezas y precios para cotizaciones.Crear en Acumatica información de piezas nuevas cuando sea requerido.Coordinar instalación y remoción de equipos dentro y fuera de la compañía.Colaborar en la coordinación de mantenimientos de la flota de vehículos corporativos.Apoyar en la creación y facturación de contratos.Buscar mejora continua en labores diarias y proyectos delegados conforme al modelo “Lean”.Otras tareas según sean necesarias.PREPARACIÓN ACADÉMICA
Graduado de escuela superior y dos años universitarios o curso técnico.
EXPERIENCIA PROFESIONAL
Experiencia mínima de un año brindando servicio al cliente.
COMPETENCIAS DEL TRABAJO
Conocimientos, destrezas, habilidades y aptitudes necesarias:
Dominio de aplicaciones Microsoft Windows: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en inglés y español.Habilidad para relacionarse con personas de todos los niveles jerárquicos.Capacidad para identificar y establecer prioridades.Habilidad para detectar errores u omisiones.Capacidad para realizar coordinaciones efectivas y precisas en entornos dinámicos.Excelentes destrezas de servicio al cliente y proyección profesional.Habilidad para trabajar en equipo y bajo presión.Disponibilidad para horarios irregulares y tiempo extra.Capacidad para manejar varias tareas simultáneamente y cumplir metas con mínima supervisión.Buen manejo emocional y excelentes relaciones interpersonales.CLÁUSULA DE SALVEDAD
La información aquí contenida resume la naturaleza general de las competencias y el grado de complejidad de las funciones establecidas para el personal que desempeña este puesto. No debe interpretarse como un inventario exhaustivo. Otras tareas podrían añadirse o modificarse según lo estipule la compañía.
Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar Veteranos(as) Protegidos(as) y Personas con Discapacidad. Todos(as) los solicitantes calificados(as) recibirán consideración para empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, embarazo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, estatus como veterano(a) protegido(a) o discapacidad física o mental. IOE/Acción Afirmativa para Veteranos(as)/Personas con Discapacidad.
Publicado: 12/5/2025 / Expira 12/31/2025
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